文:高健淇


一个商会社团组织从发起、酝酿、筹备到注册成立,仅仅是万里长征走完了第一步。接下来,如何组织活动、发展会员、对外联络、健康运行、树立形象、打造品牌,才是真正检验商会团队的“试金石”。


目前商会活动的现状及分析

目前,商会组织的活动状况大致分为三类:“三分之一活动频繁,三分之一时有时无,三分之一凤毛麟角”。

活动少的商会受制于经费、场地、人员等条件,面临着影响小、吸引力差、入会率低、会费收入少、服务弱、老会员流失的恶性循环状态。有的商会仅寄希望于每年一届年会,“当一届的会长开几次的年会”,屈指可数的“年会”就是“拜年会”,甚至连年会次数都大幅度缩水,不开、少开或延期;有的商会患上了“怕组织活动”的心理障碍,常年的“会荒”成了“维持会”,仅靠会长或常务副会长几家企业的会费支撑;个别商会的惊艳成立之后,便昙花一现、销声匿迹,直至无疾而终。

活动多的商会同样也不轻松,要么“为活动而活动”,只是简单地进行单一活动,没有一个完整的主题;要么流于形式,习惯性“搭便车”,把为别人的活动赠送的“名额”视为自己的活动;要么面临着活动选题、策划、成效的压力,选题上“无米下炊”、策划上“江郎才尽”、成效上“夹生饭”。凡此种种,这都是一些商会正面临的活动困局和亟待突破的“瓶颈”。



商会为什么要办活动

每一个强大的商会品牌背后,总有N个成功的活动。活动本身不是目的,借助活动发展新会员、巩固老会员、提升商会品牌、树立商会形象、打造商业文化,才是真正目的。

商会的活动多少情况下是“会”,各种各样的“会议”,会是商会活动的重要组成部分,是一种服务型组织的公共产品,是办会的一种有效工具,是实现商会各项计划目标的一种载体。

商会没有了活动,没有了“会”,就不是“商会”。亲戚勤走动才叫“亲”,商会多开会才叫“会”。一个商会组织不怕“会海”,就怕“会荒”。总之,商会的活动“有比无好、多比少好、优比差强”。


商会要办什么样的活动

商会活动不同于政府公务活动,也有别于企业商业活动,它具有社团组织和俱乐部活动特点。以会议活动为例,一个稳健成熟的商会内,单就商会章程中,列出的要开的会议就有:会员大会(或会员代表大会)、理事会、常务理事会、会长办公会、监事会等“法定”的会议。还有大大小小、不同主题、固定的和随机的“会”,构成了商会的“会议体系”。

商会的活动普遍不具有“约束力”,只有创造性开展各种活动,让会员有仪式感、参与感、存在感、认同感、获得感、归属感、成就感等,才能凸显商会的作用和价值。

不是只和商会相关的活动才能办,也不是和商会不相关的活动不能办。只要是能利于商会发展、更好地服务于会员、符合国家法律法规、遵循活动基本规律的一切“活动”,都可以开展。


商会活动该如何办

一个活动主要有“五大要素”:组织人、时间、地点、人物、主题。在商会活动主题普遍匮乏的前提下,前四个要素都可以作为活动主题来延伸、拓展。

一是组织为王。活动成败的关键在于组织人。首先一定要做自己的活动。少些“搭便车”心理,要增强“内生动力”,别人的活动再成功,也终属于别人;自己的活动再失败,也是自己的付出。商会活动独家主办最好,两家最优,三家应占主导者,多家则可忽略。其次一定要有自己的活动。“有”别人不能做、做不了、做不好的独家活动,具有不可复制、不可超越、不可替代性。最后一定要掌控好活动。成功的活动背后是看不见的掌控力,在合办活动中,如果没有掌控力、话语权或极不对等,要么做嫁衣,要么当花瓶。在与上级单位或大企业品牌合办活动时,要做到不唯上;与平级单位合办活动时,要做到不竞比;与下级会员单位合办活动时,要做到不凌弱。

二是因时而变。什么时间举办什么样的活动,是商会举办活动的秘密武器。大家不会以为主题不新而排斥。诸如,围绕节日活动可以开展的主题:元旦团拜、春节迎新、中秋联欢、三八节女企业家联谊、植树节绿化、清明祭祖、青年节话成长、儿童节亲子、七一党建、八一国防教育、教师节尊师、国庆长假出游、圣诞节party、重阳节敬老、七夕单身等等。也可以围绕会员“企业时间”开展的主题:企业开业、乔迁、上市、周年庆典、新产品上市会、企业家生日酒会等等。

三是因地制宜。商会活动主题也可以因地而生、因地制宜。特定的环境不仅是活动主题的有益补充,也可独立成章。远到走出国门、海外游学,投资创业、提高视野;近到国内知名企业、地方政府、著名高校,学习观摩、培训充电、投资考察,寓教于游;小到户外景点、村寨农家、田间地头、工厂车间,亲近自然、户外健身、拓展拉练、修身养性。实践证明,选择正确的活动场地就意味着活动成功了一半。

四是因企成事。商会内一般有“大、中、小、微”四类企业,呈“金字塔式”排列,微型企业渴望“搭便车”,期望值高、贡献率低、黏性度差,系人气所在;小企业对商会依赖性高,活跃度高,系有生力量;中等企业最具有活力,互动性强、合作动力足,系中流砥柱;大企业决定未来,不依赖于商会,在商会内属于数量最少、责任最重、贡献最多。可少不可无,可遇不可求。对于小微企业参与的活动以“互动、联谊、合作、发展”为主,参与者一般采取公开召集、群发通知或邀请;对待大中企业参与的活动以“战略、影响、责任、使命”等主题关键词策划,参与者一般要采取定向邀请或一对一邀约。


商会活动如何才能“办得好”

商会活动是一项系统工程,不论活动前策划多精心,活动中执行多严密,都要以活动后的成效来说话,而成效要依据事后评价标准。“活动好不好,评估说了算。”通过诚实和批评的评估,来让人们了解活动的实际效果、利益和局限性,并以此来逐渐建立活动的品牌、信誉和价值,就活动成效评价标准主要总结了以下五点。

“引得来”。事后看活动,重要看名单。谁来参加?而不是拟邀请,要以实际到达率为准。“引得来”首先要做到数量和质量并举,预期参加者与实际参加者越接近,即越成功;其次要做到重点嘉宾不缺席,核心成员不失约,一般观众会超员;最后要做到“引对人”“说对话”“做对事”,卖什么吆喝什么,参与人的身份符合整个活动的基调,能够为活动的完整性加分。

北京山东企业商会的沙龙活动围绕“引得来”,专门设置了活动“门槛”,例如:报名审核制、会员推荐制、定向邀请制等,门槛的高低决定了参与者层次;制定了活动“规则”,例如:报名截止制、谢绝空降制、“放鸽子”黑名单制等,违反“规则”一定要有“代价”;提高透明度,活动前定期通报参加者报名人情况,让参与者明白会和谁一起参加活动,满足多数人的“交际需求”;营造活动的“稀缺资源”饥渴效应,商会类公益性活动,是会员专属,对非会员是最大的“福利和馈赠”。

“留得住”。商会活动中“失约、缺席、早退”及“参加一两次活动则不再参加”的现象,属于活动流失率。流失率越大,组织黏性越低。如何留得住?留人留心,商会活动需要处理好两个层面的问题。一个是心理层面的,诸如:收获、体验、利益、尊重、荣誉、满足、感动、欲望、挑战、探索、偶像等心理要素;另一个是技术层面的,诸如:时间、场地、主题、日程、内容、嘉宾、主持、会务、物料等元素。心理感受不好量化和测定,但活动的细节传达信息,细节是一个连贯性的思考。出于公心还是私利?是从个体、集体出发,还是从组织出发,如何把控全局和大局、个性和共性、功利和公益、民主和集中、平等和主次、自由和纪律、锦上添花和雪中送炭等等。

北京山东企业商会沙龙活动始终在“活动主题设计”和“技术细节处理”方面,以较大限度地满足参加者的“心理预期”,技术上追求极致,体验上体现公正,收获上突出平衡。另外无论大小活动,以核心发起人为“第一主持人”,从而驾驭活动的进程和现场的节奏,做到心理层面与技术层面有机统一,最大程度地让活动参与者“留得住”“留得久”。

“动起来”。互动是彼此联系、相互作用的过程。强大的互动性是活动成功的一个重要指标,没有互动则没有参与度。活动互动率的计算方式为:参加活动的人与活动设置版块进行互动的次数除以参加的人数。互动率比值越低,说明活动参与度越低,更多情况是一个人在唱独角戏,“台上一人讲,台下大家听”;互动率比值越高,说明参与性越强。

北京山东企业商会每次沙龙活动,最大限度地增加互动率,互动越充分、越到位、越巧妙,活动气氛就越好、活动效果就越强大,活动前介绍、活动中分享、活动末总结,做到“重点不遗漏,人人有话说”。

“整合强”。整合即优化,整合即衔接,整合即跨界,整合即1+1>2,整合即效益,整合即多赢。相互渗透、相互交互,资源共享,协同工作,通过整合发挥最高效率、最大价值。

活动也有整合率,整合率的计算方式为:参加活动者的个体行业属性与实际参加的人数比(例如:一场100人的活动,参加者全部来自一种行业,即为1:100,如果有20个不同行业,即为20:100),比例越低,单一行业整合率越高,专业性越强,具有分众性;比例越高,跨界行业整合率越高,综合性越强,具有聚众性;单一行业注重纯度、深度和高度;跨界行业注重广度、尺度和力度。

北京山东企业商会近年来既发起成立金融、法律、保健、媒体、文艺、教育等专业委员会(俱乐部),又组织了户外健身、读书会、女企业家联谊会、创业营等综合类群体,通过网络线上交流和线下活动互动,进行了有效的整合。

“传出去”。酒好也怕巷子深,活动后更需要传播出去。一般显性的可以测评出,比如:传统媒体(报刊、电视、新闻网站)报道量、转载率等;网络新媒体(博客、微博、微信等)订阅、分享、点评数值等;定向媒体(商会内刊、网站、微信平台、手机APP)发行量、浏览量等;同时也包括隐性传播,即人与人、组织与组织之间的口碑传播。

北京山东企业商会在沙龙活动宣传推广中,充分发挥了网络新媒体的优势,截至2018年7月初,山东商会的“北京山东同乡沙龙”微信公众平台订阅人数达到12万余人,目前大中型的活动邀请、发布均借助微信平台,起到了事半功倍的效果,提高了商会的知名度和美誉度。

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